A rotina de uma corretora de planos de saúde envolve uma série de atividades que vão muito além da venda de benefícios. Conferir informações, realizar movimentações cadastrais, acompanhar faturas, organizar relatórios e responder às solicitações dos clientes são tarefas que exigem tempo e atenção da equipe.
Quando esses processos dependem de planilhas, controles manuais e informações distribuídas em diferentes sistemas, o trabalho operacional pode ocupar boa parte do expediente. Consequentemente, sobra menos tempo para atividades estratégicas, relacionamento com clientes e desenvolvimento comercial.
Nesse cenário, investir em sistemas para corretoras de planos de saúde que ofereçam automação, centralização de informações e ferramentas de gestão pode ajudar a reduzir tarefas repetitivas e tornar a operação mais eficiente.
A Wellbe atua justamente nesse contexto, oferecendo um hub de tecnologia e serviços 100% focado em corretoras de saúde, com soluções que apoiam diferentes etapas da operação.
Quais atividades consomem mais tempo de uma corretora?
Antes de buscar maneiras de reduzir o trabalho operacional, é importante identificar quais atividades concentram os maiores esforços da equipe.
Embora cada corretora tenha suas particularidades, algumas tarefas são recorrentes no mercado de saúde suplementar.
Entre elas estão:
- Movimentação cadastral: inclusão, exclusão e alteração de dados de beneficiários;
- Conferência de faturas: acompanhamento de cobranças e verificação de informações;
- Organização de relatórios: coleta, consolidação e formatação de dados de diferentes fontes;
- Acompanhamento de indicadores: consulta a informações sobre sinistralidade, custos e utilização;
- Atendimento aos clientes: recebimento e encaminhamento de solicitações;
- Atualização de informações: manutenção de cadastros, contratos e registros operacionais.
O problema aparece quando todas essas atividades são realizadas manualmente ou exigem consultas em diversas ferramentas.
Por isso, identificar os gargalos é o primeiro passo para entender onde a tecnologia pode contribuir.
1. Automatize a movimentação cadastral
A movimentação cadastral está entre os processos que mais exigem organização na rotina de uma corretora.
Inclusões, exclusões e alterações de beneficiários precisam ser acompanhadas e encaminhadas corretamente. Além disso, diferentes clientes e operadoras podem apresentar procedimentos específicos.
Quando essas solicitações são controladas por e-mails e planilhas, a equipe precisa dedicar tempo à atualização de informações, conferência de dados e acompanhamento de cada demanda.
Para reduzir esse esforço, é importante contar com ferramentas especializadas em movimentação cadastral. A Movimentação Cadastral da Wellbe é uma solução desenvolvida para apoiar esse processo, contemplando movimentações de saúde, odonto e vida.
Dessa maneira, a corretora conta com uma ferramenta direcionada a uma das atividades mais recorrentes da operação, contribuindo para organizar o fluxo de trabalho e reduzir a dependência de controles manuais.
2. Simplifique a conferência e a baixa de faturas
Outro processo que pode consumir bastante tempo é o acompanhamento de faturas.
A equipe precisa localizar documentos, conferir informações, acompanhar pagamentos e manter os registros atualizados. Quando essas atividades são realizadas individualmente, o volume de trabalho aumenta conforme cresce a carteira de clientes.
Nesse sentido, soluções operacionais podem ajudar a organizar essa rotina. A Baixa de Fatura da Wellbe é uma das ferramentas desenvolvidas para apoiar as corretoras nesse processo.
Ao utilizar soluções específicas para atividades operacionais, a equipe pode reduzir parte do esforço dedicado a tarefas recorrentes e direcionar mais atenção a outras necessidades da carteira.
3. Centralize os dados e reduza consultas manuais
Uma das principais dificuldades operacionais das corretoras é encontrar informações. Dados de beneficiários, contratos, utilização e custos podem estar distribuídos entre planilhas, relatórios de operadoras e diferentes sistemas.
Consequentemente, antes mesmo de começar uma análise, o profissional precisa localizar, reunir e organizar os dados necessários. É justamente nesse ponto que os sistemas para corretoras com recursos de Business Intelligence (BI) fazem diferença.
O BI Wellbe permite consolidar e visualizar informações da carteira por meio de dashboards e indicadores. Assim, o corretor consegue acompanhar dados como sinistralidade, custos, utilização e internações de maneira estruturada, facilitando a consulta e a análise.
Além disso, a centralização das informações pode diminuir o tempo gasto na preparação de análises e relatórios.
4. Utilize relatórios para agilizar as análises
Preparar apresentações e relatórios também faz parte da rotina de uma corretora.
Entretanto, quando cada documento precisa ser construído manualmente, a equipe acaba repetindo atividades de coleta, organização e formatação de informações.
Para melhorar esse processo, é importante contar com ferramentas que facilitem o acesso aos dados e disponibilizem relatórios estruturados.
A Wellbe oferece diferentes modalidades de relatórios e painéis de acompanhamento para apoiar a gestão das carteiras. Com essas ferramentas, o corretor pode utilizar informações organizadas para acompanhar indicadores e preparar reuniões com clientes.
Dessa forma, o trabalho deixa de depender exclusivamente da construção manual de documentos e passa a contar com recursos tecnológicos de apoio.
5. Organize o atendimento aos clientes
O atendimento também pode representar uma parcela significativa do trabalho operacional.
Solicitações relacionadas a dúvidas, utilização dos planos, acesso a serviços e necessidades dos beneficiários chegam por diferentes canais e precisam ser acompanhadas.
Quando não existe uma estrutura organizada para esse atendimento, a equipe da corretora pode acabar concentrando demandas que poderiam ser direcionadas a soluções especializadas.
O Concierge da Wellbe é uma solução que apoia a jornada de atendimento em saúde, oferecendo suporte aos beneficiários por meio do WhatsApp e recursos relacionados à telemedicina e telepsicologia.
Assim, a corretora pode contar com uma estrutura adicional para apoiar a experiência dos clientes e atender necessidades relacionadas à saúde.
6. Integre tecnologia à gestão da carteira
Reduzir o trabalho operacional não significa apenas executar tarefas mais rapidamente. Também significa melhorar a forma como a corretora acompanha seus clientes.
Quando informações e processos estão organizados, torna-se mais fácil identificar necessidades, acompanhar indicadores e direcionar esforços. Nesse contexto, soluções como a Gestão Preventiva e a Gestão de Saúde Consultiva da Wellbe ampliam as possibilidades de atuação da corretora.
Enquanto a Gestão Preventiva apoia o acompanhamento de grupos e necessidades de saúde, a Gestão de Saúde Consultiva oferece uma estrutura de análises periódicas, reuniões e acompanhamento da gestão de saúde dos clientes.
Com isso, a tecnologia não fica restrita às atividades administrativas: ela também pode apoiar uma atuação mais consultiva.
Quais são os benefícios de utilizar sistemas para corretoras?
A adoção de sistemas para corretoras especializados em saúde pode trazer benefícios para diferentes áreas da operação.
Entre os principais estão:
Redução de tarefas manuais: ferramentas específicas ajudam a diminuir atividades repetitivas e controles paralelos.
Organização das informações: a centralização facilita o acesso aos dados e reduz a necessidade de consultar diversas fontes.
Mais agilidade operacional: processos estruturados podem tornar a execução e o acompanhamento das atividades mais eficientes.
Melhor acompanhamento da carteira: dashboards e relatórios facilitam a visualização de indicadores importantes.
Mais tempo para atividades estratégicas: com menos esforço dedicado a tarefas operacionais, a equipe pode direcionar mais atenção ao relacionamento com clientes e ao desenvolvimento da corretora.
É importante lembrar que os resultados dependem dos processos existentes, das ferramentas utilizadas e da forma como a tecnologia é incorporada à operação.
Wellbe: tecnologia para reduzir o trabalho operacional das corretoras
A Wellbe é um hub de tecnologia e serviços 100% focado em corretoras de saúde. Sua proposta é reunir soluções que apoiem diferentes necessidades da operação, conectando dados, inteligência e ferramentas operacionais.
Em vez de depender de ferramentas isoladas para cada atividade, a corretora pode contar com um ecossistema que contempla diferentes frentes da gestão.
Entre as soluções estão:
- BI Wellbe: dashboards, indicadores e análise de dados da carteira.
- Movimentação Cadastral: apoio às movimentações de saúde, odonto e vida.
- Baixa de Fatura: ferramenta para apoiar processos relacionados às faturas.
- Concierge: atendimento e suporte à jornada de saúde dos beneficiários.
- Gestão Preventiva: soluções para acompanhamento de necessidades de saúde.
- Gestão de Saúde Consultiva: análises periódicas e apoio à gestão de saúde dos clientes.
Dessa forma, a Wellbe conecta diferentes recursos para ajudar as corretoras a organizar processos, acompanhar informações e desenvolver uma operação mais eficiente.
Como tornar a operação da corretora mais eficiente?
Reduzir o trabalho operacional de uma corretora de planos de saúde começa pela identificação das atividades que mais consomem tempo da equipe.
Movimentações cadastrais, conferência de faturas, preparação de relatórios e consultas a indicadores são exemplos de processos que podem ser beneficiados pela tecnologia.
Por isso, escolher bons sistemas para corretoras é uma decisão importante para quem busca organizar a operação e acompanhar o crescimento da carteira.
Com soluções especializadas, automação e centralização de informações, a corretora pode diminuir a dependência de controles manuais e dedicar mais atenção às necessidades dos clientes.
A Wellbe reúne tecnologia e serviços desenvolvidos para a realidade das corretoras de saúde. Conheça nossas soluções e descubra como podemos ajudar sua corretora a reduzir o trabalho operacional e tornar a gestão da carteira mais eficiente.
